Como fazer um evento inesquecível

Você quer fazer um evento marcante, inesquecível, que faça com que seus clientes se lembrem de sua empresa por muito tempo, não é?

Acredite, fazer um evento marcante não é trivial. Eventos podem ser arruinados por um simples descuido, ou por falta de comunicação entre os organizadores (departamento de marketing da empresa e seus clientes internos, agência de eventos e prestadores de serviços). É necessário planejar com antecedência, alinhar expectativas, definir o público.

Existem muitas categorias de eventos: palestras, lançamento de produtos, anúncio de resultados trimestrais, participação em feiras, workshops, entre outros. Mas alguns itens, por serem comuns a todas, podem ser destacados.

Veja algumas dicas para montar um evento marcante:

1-    Defina os seus objetivos. Ok, você vai lançar um produto, mas qual é o objetivo deste lançamento? Aparecer na mídia? Convencer seus já clientes a migrarem para um novo produto? Aumentar a credibilidade junto aos investidores da empresa? Muitas vezes a alta direção “encomenda” um evento, mas não sabe bem para quê. Cabe ao profissional de marketing explorar todas as possibilidades de ganhos com o evento e alinhamento com a direção da empresa. Deixe isso bem claro com seu cliente interno para evitar decepções.

2-    Defina a data com bastante critério. Peça ajuda para sua área comercial para entender qual o dia da semana o seu cliente está disposto a deixar o escritório para um evento externo. Qual o melhor horário, qual melhor duração? Em geral, quanto maior o nível hierárquico do público, menos tempo tem para participar destes eventos. Olhe em volta da data prévia para ver ser tem algum feriado, ou data importante, ou, se seus clientes forem empresas multinacionais, se a data está no final do trimestre (neste caso, é ainda mais difícil trazer o público).

3-    Defina uma atração principal: um artista, um palestrante, um espetáculo tecnológico. Tudo, claro, de acordo com seu público. Não adianta você levar uma atração que não desperte interesse do seu público, ou de um assunto que ele já domine. Por exemplo, um economista falando para banqueiros. O banqueiro tem uma dúzia de economistas à disposição, não precisa da sua palestra para saber o que vem por aí.

4-    Faça um convite “matador”. Um convite caprichado, inovador, já mostra que você não está para brincadeira, que o evento é sério e muito elaborado. Não necessariamente ele precisa ser caro, mas precisa ser muito criativo. Pode até ser virtual – neste caso o desafio de criatividade é ainda maior.

5-    Escreva um roteiro para o evento. Defina exatamente a que horas as pessoas vão chegar (em grandes cidades dê uma margem de tolerância para os problemas de trânsito), onde vão estacionar, o que vão fazer ao chegar, se será necessário providenciar um crachá, etc. Mais dicas no post “Roteiro é só para filmes?”.

6-    Faça um check list de tudo o que é necessário. Cada pequeno item deve estar mencionado. Com o checklist você poderá verificar detalhadamente o andamento das atividades e fazer o acompanhamento delas. Veja mais em “O Diabo dos eventos também está nos detalhes”.

7-    Tenha um plano B. Imprevistos acontecem. Para cada item principal do seu check list, tenha um plano B. O que fazer se um item do bufê acabar antes da hora? E se a instalação dos equipamentos atrasar? E se o palestrante tiver um problema? É difícil prever todos os possíveis problemas, mas tendo um plano B para os itens principais você evita as improvisações de última hora, dando um resultado final satisfatório.

Um evento é um acontecimento, ele ocorre naquele momento, e é feito ao vivo. Não tem ensaio, não pode ser adiado, e quando dá errado, não tem perdão. As pessoas vão falar mal dele, não importa o quanto você se esforçou, se passou a noite sem dormir ou se a culpa foi de um fornecedor. Por isso a experiência de uma agência de eventos é fundamental para que tudo dê certo.

Mas dar certo não é impossível! Bons eventos para você!