O que roteirização tem a ver com eventos?
Normalmente a palavra “roteiro” está associada a filmes... Mas como em filmes, os eventos precisam de um roteiro para que se chegue ao final feliz!
Quando um cineasta vai rodar um filme, ele sabe de antemão o que acontecerá nele... está no roteiro! Um evento também é assim: quem vai promover um evento deve saber exatamente o que vai acontecer a cada momento.
Vamos pensar num exemplo bem descontraído... Um churrasco de fim de semana! O dono da casa vai comprar as coisas necessárias, vai deixar a casa arrumada, vai colocar tudo à mão, vai gelar as bebidas... As pessoas vão chegar, alguns vão trazer mais coisas para beber, uma salada, uma sobremesa. Se tiver uma piscina ou um campinho de futebol as crianças (e alguns adultos) vão se divertir um pouco. Aí tem música, os petiscos, a carne, a conversa animada... E eis aí um “roteiro” conhecido.
Ninguém precisa explicar para as pessoas o que precisa ser feito, e em que momento. Mas imagine que você vai reunir os clientes mais importantes da sua empresa para o anúncio de um produto ou investimento. Os convidados não sabem exatamente o que vai acontecer. Alguém precisa organizar tudo, e, como um maestro, dar a cadência do evento, o ritmo, as cores.
É aí que entra a importância de um roteiro bem definido. Os seus convidados precisam ser dirigidos com leveza, com naturalidade, com individualidade. Ele tem que se sentir o dono da festa (afinal, ele é mesmo, não?). E improvisações quebram completamente esta sensação. As pessoas sentem-se desprestigiadas, sentem-se mais um na multidão.
Escreva o roteiro com detalhes
Pode parecer dispensável, mas quando você começa a documentar seu evento você enxerga coisas que não estavam previstas. Quando convidar as pessoas? Como recebê-las? Qual a sequência e horário das atividades? Quem será o mestre de cerimônias? (sim, mesmo em eventos mais simples, alguém tem que ter este papel). Será oferecido um brinde? Em que horas?
Para facilitar a montagem do seu roteiro, fizemos esta lista. Com ela, você tem uma visão geral, o que vai auxiliar na organização do seu próximo evento.
- Defina papéis claros para os participantes de sua empresa. É constrangedor alguém ser chamado de supetão para falar para uma audiência, por exemplo. Ou se você está contando com a presença de um executivo até o final do evento e ele sai antes para atender um “compromisso inadiável”.
- Atividades pré evento – Defina quando e como será feito o convite. Dependendo do tipo de evento, quantidade de convidados e perfil dos convidados, você pode optar por diferentes métodos. Se for um evento para altos executivos, um executivo de sua empresa deverá marcar um encontro para entregar um convite formal pessoalmente. Se o executivo não tiver agenda, a entrega para uma assessora pode ser efetiva. Mas se você tem muitos convidados, o melhor é o meio eletrônico. Se for algo entre estas duas situações, pense num convite-brinde: o próprio convite já serve de teaser de quão bacana será o evento.
- RSVP – Sempre que possível, peça que os convidados confirmem a presença. Mesmo com presença confirmada, é comum uma quebra de até 30% dos convidados.
- Os convidados estão chegando. O que fazer com eles? O ideal é ter um entretenimento enquanto não chega todo mundo. Um coquetel, um café, até uma mídia eletrônica podem servir para não punir àqueles que chegaram no horário e que acabam tendo que aguardar os atrasados. Se for necessário um credenciamento, tenha pessoas e/ou equipamentos em quantidade suficiente para que o convidado não tenha que esperar muito. Ah, não se esqueça de mencionar no convite que haverá este credenciamento na chegada.
- Seu evento terá deslocamentos? Coloque recepcionistas para orientar o fluxo que as pessoas devem seguir.
- No final, possibilite que as pessoas deixem o local sem aborrecimentos – longa espera para o manobrista trazer o carro, por exemplo. Assim na próxima vez que for convidado, seu cliente não terá más lembranças do seu último evento.
Bons eventos para você!